「活動管理」這是一個經(jīng)常被拋來拋去的話題，但除了其的字面意思外，它到底包含什么？更重要的是，它如何在活動中得到應用？其實每種類型的活動都需要一套獨特的技能和訣竅，來幫助減少混亂，為與會者順利地舉辦有吸引力的活動。最近熱度高漲的《夢華錄》中，半遮面和永安樓開張之時皆為門庭若市、高朋滿座，現(xiàn)實中也不乏有諸多鼓樂齊鳴、驚艷四座的活動。為什么有的活動能夠大放異彩，同時還讓與會者有賓至如歸之感，而有的活動則效果平平，難以在賓客心中留下記憶點？今天我們將通過五個步驟為您解密，手把手教您如何進行「活動管理」。
一、什么是「活動管理」
「活動管理」包括執(zhí)行大型活動的各種功能，其中可能包括會議、盛典、音樂會、貿(mào)易展覽、節(jié)日慶祝以及某些典禮儀式。它包括處理活動的整體組織工作，與工作人員合作，并對整個活動進行項目管理。其他職責可能包括管理預算、管理負責各項職能的團隊，以及監(jiān)督活動的執(zhí)行。活動管理者還負責監(jiān)督所有外部供應商的服務以及包括活動策劃者在內(nèi)的一些專業(yè)人士的工作。
二、為什么「活動管理」如此重要
正確的「活動管理」可以提高企業(yè)的聲譽并維護客戶群。無論是與贊助商或員工的小型聚會，還是上千人的啟動儀式，這些活動都能讓公司增強品牌曝光，提升品牌的聲譽，同時讓客戶在活動上接觸到新產(chǎn)品，與客戶建立新的聯(lián)系。因此「活動管理」能夠為辦好活動打下基礎(chǔ)，確保我們在計劃期間考慮到所有相關(guān)的角度，為所有利益相關(guān)者提供活動路線圖，保證活動順利進行。
三、「活動管理」的五個步驟
步驟一：創(chuàng)建目標并做足功課
任何成功的活動的第一階段都是確定目標+創(chuàng)建行動計劃，以此說明活動運營及其他崗位將如何開展此次活動。首先要確定活動要實現(xiàn)的目標是什么，專注于一個目標，并真正使其落地，比如推出某個新產(chǎn)品，或者想產(chǎn)生額外的新線索…..
無論互動的目標定在何處，都必須深入了解具體情況，因為這將使籌備人員對活動能有更清晰的認識，使其更容易實現(xiàn)長期管理。一旦確定了目標，接著就應該開始做好相關(guān)研究。微觀剖析目標，并規(guī)劃出實現(xiàn)目標的具體措施，這將有助于細化活動范圍，確定實現(xiàn)目標所需的舉措。研究功課做得越足，活動內(nèi)容便越詳細、越精煉，同時活動的可行性也會更加清晰，特別是在預算方面的把控。
圖：行動目標
步驟二：確定活動主題并勾勒出活動輪廓
在做好了充足研究的準備下，便可以利用研究過程中的一些發(fā)現(xiàn)為活動創(chuàng)建具體的行動計劃，這將為「活動設(shè)計」打下基礎(chǔ)，因此要仔細研究每一個細節(jié)，細枝末節(jié)處皆不可放過。
為了便于工作開展，下面羅列的問題清單可以幫助您理清這些細節(jié)：
活動的主題是什么？
目標受眾是哪些？
活動將在何時何地舉行？
活動的形式是什么？
活動的持續(xù)時間是多久？
預計有多少人參加？
活動發(fā)言人有哪些？
是否提供一些娛樂活動？
讓客戶了解活動的渠道有哪些？
怎樣才能讓與會者充分參與？
是否收取門票？
是否需要尋找贊助商？
需要什么技術(shù)支持？
除上述以外，還有很多值得思考、需要解決的問題。設(shè)想圍繞活動每一個可能的細節(jié)和可能發(fā)生的情況進行頭腦風暴，這樣做可以及早發(fā)現(xiàn)任何可能出現(xiàn)的問題。
步驟三：打磨細節(jié)
完成上一步之后，活動框架的具體想法已經(jīng)形成，下面就是將這些想法付諸實踐。這一步是最耗時的，包含一長串的行動需要去執(zhí)行：
尋找場地（或在線活動平臺）、供應商、發(fā)言人、贊助商等
建立活動網(wǎng)站并啟動活動前的互動溝通
活動營銷和推廣
跟蹤活動注冊人數(shù)
與參會者互動
活動當天的后勤工作
設(shè)計并確定重要的活動文件，如會議記錄等
設(shè)計活動報到流程并制作標識牌
活動后的溝通
要想活動的參與效果好，參會者是其中一大重要元素，因此活動營銷和推廣在這環(huán)節(jié)尤為重要。市場部可以通過自身建立的各大宣傳平臺來增加活動的覆蓋面，當然也可以訴諸于一些專業(yè)的營銷技術(shù)公司。徑碩科技自主研發(fā)的營銷自動化產(chǎn)品能夠在活動宣傳及活動后的數(shù)據(jù)追蹤上助您一臂之力，支持運營者進行多渠道觀眾招募、為報名者提供微信、短信、郵件等全渠道的報名入口、便捷的留資互動流程、自動化的參會提醒，為您大幅提升邀約效率與參會率。
步驟四：開展活動
在做完了前面三個步驟的鋪墊之后，那就到了正式舉辦活動這一天。若想要籌辦一場成功的盛典，以下需要采取的一些行動，助您越過最后的障礙，確?；顒尤〉脠A滿成功。
確保一切準備就緒
簽到
賓客溝通
處理突發(fā)問題和緊急情況
發(fā)言人和嘉賓支持
社交媒體和觀眾互動
圖：活動
步驟五：活動后的工作
隨著嘉賓和觀眾離場，活動結(jié)束，但這并不是流程的終點。運營人員應當及時收集反饋，繼續(xù)和與會者互動，為未來的宣傳做規(guī)劃。
首先是在活動結(jié)束后12至48小時內(nèi)，向與會者發(fā)送一封帶有活動后調(diào)查的「感謝郵件」，這讓與會者有足夠的時間來消化他們對活動的看法，為您提供大量關(guān)于如何改進活動的見解。
然后便是利用您收集到的所有有價值的反饋，讓團隊一起「進行匯報」，團隊成員可以反饋活動執(zhí)行過程中的個人感受以及未來能夠有哪些方面的提升，為下一次活動更上一層樓積累經(jīng)驗！
組織活動是一項巨大的挑戰(zhàn)，但它可以帶來的利益極為可觀。因此做好活動管理異常重要，它將有助于降低風險，讓所有相關(guān)工作人員專注于最重要的事情，活動管理上投入足夠的時間，活動前、活動中及活動后做好充足的準備，才能讓活動大獲成功，為嘉賓舉辦一場難以忘懷的盛典。
以上就是“手把手教您如何進行活動管理”的詳細內(nèi)容，更多請關(guān)注木子天禾科技其它相關(guān)文章！
